Microsoft 365, nekoć zvani Office 365, se za razliku od Officea 2021 i njegovih prethodnika ne može kupiti u fizičkom obliku.
Dakle nema CD-a i nema kutijice. Njihovo mjesto zauzeo je USL (user subscription license) koji funkcionira kao usluga na koju se pretplaćujete. Ovakav način licenciranja plaća se na mjesečnoj ili godišnjoj bazi za razliku od jednokratne kupovine, ali zato u zamjenu nudi mnoštvo atraktivnih pogodnosti.
Koje se prednosti ostvaruju Microsoft 365 licencom?
Migracijom na Microsoft 365 sustav postaje značajno moderniji, dostupniji, eliminira se potreba za lokalnim serverom za mail što ujedno smanjuje mogućnost problema uzrokovanih lokalnim serverom, a omogućuje se i 24 satna dostupnost maila i dokumenata s bilo kojeg uređaja. Microsoft 365 omogućuje velik prostor od 50 GB za mailove i arhivu, te omogućuje slanje poruka veličine do 150 MB.
Microsoft 365 sadrži moćan pretraživač kojeg koristimo za upravljanje mailovima bez dupliranja posla – što znači da onaj mail koji je jednom pročitan, obrisan ili preusmjeren ostaje takav. Osim toga omogućuje rad u nekoliko ključnih aplikacija – Word, Power Point, Excel i Outlook - putem web preglednika, čime se uklanja potreba za instalacijom softvera na računalo.
Što se tiče sigurnosti, Microsoft 365 dolazi s ugrađenim antivirusnim, antispam i antimalware rješenjima, kopira korisnički mailbox u više podatkovnih centara, te omogućuje oporavak izbrisanih stavki. Microsoft 365 nudi još i sustav za upravljanje dokumentima – SharePoint, te sustav za pohranu, sinkronizaciju i dijeljenje dokumenata – OneDrive for Business. Međutim, važno je naglasiti kako Microsoft 365 NE radi backup u Vaše ime, te brigu oko podataka prepušta Vama.
Ova vrsta licence funkcionira kao paket usluga kojim ostvarujete pravo na korištenje najnovije ažurirane verzije Office aplikacija, za razliku od jednokratne kupnje gdje na korištenje dobivate samo onu verziju aplikacije koja se nalazi u fizičkom paketu uz osnovna sigurnosna ažuriranja.
Koje se poteškoće mogu pojaviti kod „On-premise“ Office paketa?
Jednokratni „On-premise“ Office paket namijenjen je kućnoj upotrebi, odnosno za one korisnike koji imaju potrebu za jednom licencom. Licenca je namijenjena i ograničena na jedno računalo, te su svi podaci spremljeni lokalno, za razliku od Microsofta 365 koji omogućuje veći broj aplikacija, 50 GB mail prostora, i s jednom licencom omogućuje rad na 5 različitih uređaja.
Svaka aktivacija jednokratnog Office paketa iz kutije zahtjeva veliku količinu podataka što sa sobom nosi odgovornost čuvanja tih podataka. Međutim, najčešće se događa da se nakon instalacije ti podaci izgube, zaborave ili se ne zna gdje su zapisani, odnosno spremljeni što stvara veliki problem kada im je potrebno ući u trag i pronaći ih. Bez tih podataka je kasnija reinstalacija na to isto računalo gotovo neizvediva.
Treba li mojoj tvrtki Microsoft 365 licenca?
Svako poduzeće nalazi se u svojoj jedinstvenoj situaciji, te se odgovor na to pitanje može razlikovati od poduzeća do poduzeća. Naša preporuka za sva poduzeća koja koriste 5 ili više uređaja jest korištenje Microsoft 365 licence. Međutim i manjim se poduzećima preporučuje Microsoft 365 ukoliko transformiraju poslovanje u potpuno digitalno, uvode rad na daljinu, odnosno rad od doma ili ukoliko prepoznaju da prethodno navedene prednosti ispunjavanju njihove potrebe.
U praksi, svaki paket koji sadrži preko 5 instanci softvera standardno se nudi licenčnim ugovorom kod kojeg korisnik dobiva pravo instalacije softvera na određeni broj računala. Za to se dobiva ključ, te se sve instalacije provode korištenjem tog ključa na svim instancama softvera. Kod Microsofta 365 se licencira korisničkom mail adresom i lozinkom kako bi se smanjila mogućnost za gubitkom ili zaboravljanjem.
U trenutku kada se želi promijeniti licenca, kod Microsofta 365 jednostavno se promjeni korisnik, dodijeli se nova mail adresa, te se daljnji rad nastavlja bez ikakvih poteškoća.
Spomenuli smo kako Microsoft 365 ne radi backup Vaših podataka. Saznajte više o tome koliko su vaši podaci sigurni i kako backupom osigurati da ne dođe do njihovog gubitka.