Najbolje prakse pri korištenju backup-a

Jedno od prvih pitanja s kojima ćete se suočiti pri prestanku rada računala je: „Jeste li napravili backup?“.

Ako ste bilo gdje duplicirali podatke i možete ih prebaciti na novo računalo – 1 bod.
Ako se taj proces odvijao automatski pa su sve datoteke spremljene u najnovijoj verziji – 2 boda.
Ako je postavljeno i upravljano automatsko kopiranje čitavog sustava, a po povratku iz havarije vraćate ne samo podatke već i čitavo poslovanje u operativno stanje – 3 boda. Čestitamo, koristite pravilan backup.

Prva situacija je kopiranje podataka koje je odradila osoba, te je takav način dupliciranja podložan greškama i oduzima vrijeme koje se može bolje upotrijebiti – to ne smatramo backupom.

Druga situacija se uglavnom odnosi na sinkronizacijske servise pohrane u oblaku koji su u redu ukoliko se računalo pokvari, ali neće sačuvati vaše podatke od zaraze malwareom. Ako se u takvoj situaciji zarazi lokalna kopija, ona će po procesu sinkronizacije zaraziti i cloud kopiju, stoga to ne možemo smatrati backupom.

U trećoj situaciji će se po nabavi novog računala moći bez većih napora nastaviti s radom jer će biti pohranjeni ne samo datoteke, već i aplikacije koje se koriste, a budući da korisnik u regularnom radu nema pristup backupu se backupirani podaci neće automatski kompromitirati zarazom podataka na računalu.

Praksa 3-2-1 backup

Ovo je često korištena praksa pri pravilnom postavljanju backupa. Ovom praksom se podaci sigurnosno kopiraju 3 puta:

1. Radna kopija – ovo je kopija datoteke na kojoj korisnik aktivno radi.
2. Lokalni backup – ova vrsta backupa se postavlja kako bi transfer podataka bio što brži, bez potrebe za preuzimanjem s clouda.
3. Off-site backup (cloud backup) – ova vrsta backupa je značajno sporija, ali štiti podatke od havarija koje se dogode na lokaciji – požara, poplave, pljačke itd.

Kod cloud prostora je dodatni bonus taj što nema ulaganja u fizičku infrastrukturu i opremu, već se samo plaća usluga, odnosno količina dostupnog prostora. Za one tvrtke čija je čitava infrastruktura u cloudu, naravno nema smisla imati lokalni backup, već se u njihovom primjeru sve odvija putem clouda.

Stvarni problem i rješenje iz prakse

Česta situacija u praksi jest da se backupira samo određena mapa ili set direktorija jer klijent smatra kako je potrebno backupirati samo te podatke. Međutim, u jednom trenutku je zaposlenik tvrtke utvrdio kako njegovi podaci ne pripadaju baš u te direktorije, pa je kreirao novi direktorij koji više odgovara njegovom radu.

Od tog trenutka zaposlenik pohranjuje svoje podatke u novi direktorij bez da je ikoga obavijestio o tome, a taj novi direktorij nije obuhvaćen backupom. Nakon izvjesnog vremena se u takvoj situaciji može pojaviti potreba za vraćanjem prethodne verzije dokumenata unutar novog direktorija, bilo zbog greške, brisanja ili zaraze virusom, no te podatke nije moguće vratiti jer direktorij u koji su spremani nije obuhvaćen backupom.

Pouka - ukoliko je navedeno da se backupiraju mape “X” i “Y”, tada se backupiraju samo te mape. Ukoliko je u međuvremenu kreirana mapa “Z”, ona nije automatski obuhvaćena backupom, već je potrebno obavijestiti odgovorne osobe kako bi se nova mapa također uključila u backup.

Kako bi se izbjegla ova neugodna situacija, naša je standardna praksa raditi backup čitavog servera. Dodatni benefit ovoga jest to što se u slučaju kvara servera poslovanje klijenta može u što kraćem roku vratiti u operativno stanje.

Da pojasnimo, zamislite situaciju gdje nastane kvar na serveru, tada ga je potrebno servisirati ili nabaviti novi, ponovno instalirati operativni sustav (a gdje je licenca od prethodnog? moramo li sada kupiti novu?), zatim je potrebno instalirati sve aplikacije (i opet imati sve licence kako bi se to uopće moglo instalirati). To znači da npr. Word dokument ne možemo otvoriti dok se ponovno ne postavi MS Office. Isto vrijedi za sve ostale vrste datoteka, sve je potrebno nanovo instalirati, što oduzima značajnu količinu vremena.

Ukoliko je backupiran čitav server, on će po popravku ili nabavi novoga u najkraćem roku biti spreman za rad tako što će operativni sustav i sve aplikacije već biti instalirane po njegovom postavljanju.

Važnost planiranja oporavka od katastrofe

Kako bismo minimizirali gubitke i što bezbolnije nastavili s radom nakon katastrofalnog događaja, iznimno je važno pripremiti plan za takvu vrstu događaja.

U tom se planu, u suradnji sa stručnjacima, detaljno planira backup i oporavak – to znači postaviti ciljeve oporavka, planirati kako te ciljeve ostvariti i testirati plan u vlastitom okruženju.

Dva ključna pojma za zapamtiti prilikom planiranja za oporavak od katastrofe su Recovery time objective (RTO) i Recovery point objective (RPO), odnosno ciljno vrijeme oporavka i ciljna točka oporavka. Što je RTO kraći, tvrtka će doživjeti kraće vrijeme zastoja poslovanja, a što je RPO kraći, tvrtka će imati manju količinu podataka u opasnosti od gubitka.

Jasno je da će svaka tvrtka htjeti što kraći RTO i RPO, ali tu je radi balansiranja količine troškova potrebno odrediti koji su podaci vrijedni većih ulaganja zbog svoje kritičnosti za poslovanje. Kada se sruši čitav sustav nije nam svejedno hoćemo li se vratiti u poslovanje u roku 3 dana, jednog dana ili 30 minuta. Taj povratak ne mora nužno „odmah“ sve vratiti, već prvo vraća kritične podatke, a zatim nekritične. Zato je vrijeme oporavka za kritične podatke kraće, a za one bez kojih poslovanje može funkcionirati izvjesno vrijeme je vrijeme oporavka dulje.

Za mnoge je tvrtke upravo vrijeme oporavka iznimno bitno i upravo se iz tog razloga u praksi backupira čitav server kako bi vrijeme u kojem tvrtka ne posluje bilo što kraće, odnosno kako bi se odmah po uklanjanju kvara i povratu podataka moglo nastaviti raditi – bez potrebe za ponovnim instaliranjem operativnih sustava i svih potrebnih programa.

Kako biste mogli izvršiti brzi oporavak od katastrofe, potrebno je koristiti adekvatno backup rješenje. Ako Vaši podaci nisu pouzdano i redovito spremani, nećete imati na temelju čega izvršiti brzi povratak Vaših podataka, kao niti brzi povratak u redovno poslovanje.

Događa se u praksi, kod manjih tvrtki pogotovo, da na NAS uređaju imaju Fileshare i spremaju bitne dokumente, ali ne rade backup. U takvoj situaciji NAS uređaj služi kao dodatni hard disk, ne kao backup uređaj, te se može dogoditi problem kao što je kriptiranje podataka u slučaju napada.

Najbitnije kod backupa jest dobro ga dimenzionirati i dobro ga postaviti. To znači da svi nužni procesi budu obuhvaćeni.

Usporedimo li backup podataka s kasko osiguranjem automobila, vidimo sličnosti u načinu razmišljanja – „Ne treba mi, što će mi to?“ Sve dok se jednom ne dogodi prometna nezgoda - tada bi baš dobro bilo imati kasko. Ista stvar je i s backupom – „imam podatke, tu su, na sigurnom“. Sve dok jednom ne ostanete bez podataka, pa biste htjeli da ih možete dobiti nazad.

Ispravno postavljenim i održavanim backupom značajno se povećava sigurnost Vaših podataka, te se u slučaju havarije vraćaju ne samo podaci, već se omogućuje i neometani nastavak rada. Ugroza važnih podataka može zaustaviti čitavo poslovanje i uzrokovati ogromne gubitke. 
Saznajte kako postaviti backup i omogućiti si brzi povratak u operativno stanje kada se dogodi katastrofa.