Automatizacijom smatramo sva tehnološka rješenja koja pomažu smanjiti količinu ljudskih napora u poslovnim procesima. Procese automatiziramo kako bismo omogućili zaposlenicima da se više usredotoče na srž posla, smanjili troškove i smanjili mogućnost ljudske pogreške – sve odjednom.
Tijekom prethodnih desetljeća automatizacija je neizbježan dio naših života, kako privatno tako i poslovno. Međutim, u poslovnom svijetu ju možemo smatrati „zlatnom kartom“ za poboljšanje produktivnosti tima.
Kako uvesti automatizaciju za poboljšanje poslovanja?
Automatizacijom procesa želimo smanjiti količinu repetitivnih zadataka i drugih smetnji koji utječu na rad zaposlenika oduzimajući im pažnju i vrijeme. Poslovanje doživljava rast onda kada se omogući timu da se usredotoči na precizne poslovne zadatke poput pronalaženja novih kupaca ili pružanja korisničke podrške, valorizirajući zadatke koje nose veliku vrijednost.
Tek kada steknemo duboko razumijevanje poslovnih procesa možemo krenuti u prvi korak automatizacije - identificiranje repetitivnih zadataka. U ovom bi koraku bilo idealno vizualno postaviti svaki korak u tijeku rada. Na taj se način mogu odvojiti ključne radnje od onih koje oduzimaju vrijeme, a mogu se provoditi automatizmom.
Nakon identificiranja repetitivnih zadataka potrebno je odabrati idealan softver za automatiziranje tih radnji. Kako je svaka tvrtka različita i ima različite potrebe, tako se razlikuju i rješenja za automatizaciju procesa – ključno je odabrati ono koje će se uklopiti u Vaše poslovanje bez da uzrokuje promjene u načinu rada.
Osim uvođenja novog rješenja, važno ga je i komunicirati. Predstavite svojem timu novo rješenje i novi način rada pokazujući im novo rješenje ne kao novu obavezu već kao način rješavanja dosadnih, ponavljajućih zadataka. U uvođenje novog rješenja bi trebali biti uključeni svi unutar tvrtke, od vrhovnog menadžmenta do zaposlenika.
Kako uvođenje rješenja ne bi bilo stresno i kako ga se ne bi odbijalo važno je provesti vrijeme na trening i učenje kako koristiti novo rješenje. Potaknite suradnju među kolegama kao i dijeljenje znanja. Zapamtite, bez educiranja zaposlenika novo rješenje neće zaživjeti onako kako ste zamislili (ili uopće) iz dva razloga – prvo, zaposlenici će se „snalaziti“ kako znaju po novom alatu i neće ga koristiti do maksimalnog potencijala; drugo, bez dediciranog vremena za edukaciju će morati samostalno učiti kako koristiti novi alat uz sav dosadašnji rad što će uzrokovati nezadovoljstvo, napor i otpor prema novom rješenju.
Zašto uvesti automatizaciju u poslovanje
Postoje mnogi benefiti koji se ostvaruju uvođenjem alata za automatizaciju poslovnih procesa:
Prvo i najvažnije, zadovoljstvo kupaca - Eliminiranjem ponavljajućih zadataka oslobađa se vrijeme i energija koja se dalje može preusmjeriti na ispunjavanje potreba kupaca. Pružanjem visokokvalitetne i konzistentne podrške kupcu uvelike smanjujete vjerojatnost da će kupac otići nezadovoljan kupljenim proizvodom ili uslugom.
Povećano zadovoljstvo zaposlenika – Uklanjanjem onih najdosadnijih zadataka oslobodili ste zaposlenicima dio vremena tijekom kojeg mogu obavljati svoje primarne zadatke. Na taj se način povećava motivacija za radom i naglašava se vrijednost njihovog rada.
Jasnije definirani ciljevi – kako bi se automatizacija uspješno uvela potrebno je imati dublji uvid u sve poslovne procese. To omogućuje eliminiranje redundancije te osvještavanje i naglašavanje glavnih ciljeva ne samo tvrtke, već i svakog zaposlenika na kojeg se odnosi automatizacija. Jasnijim definiranjem ključnih ciljeva znamo koje rezultate trebamo pažljivije pratiti.
Povećanje produktivnosti – Automatiziranjem svakodnevnih zadataka taj se dio rada ubrzava, a rad zaposlenika se poboljšava, odnosno postaje efikasniji jer je rad pravilnije podijeljen – statični i monotoni dio rada je automatiziran, a dinamični rad koji zahtjeva ljudsku prisutnost dobiva potpunu posvećenost zadužene osobe ili tima.
Primjeri automatizacije
- Organiziranje sastanaka – ako redovito održavate sastanke, bilo unutar tima ili s klijentima, korištenje kalendarske aplikacije ili alata koji se sinkronizira s Vašim kalendarom omogućit će Vam jednostavan i jasan pregled svih zauzetih termina i obveza.
- Odgovaranje na e-mailove – postavljanje automatskih odgovora na e-mail predstavlja partneru ili kupcu jedan oblik osiguranja da će njihova poruka biti pročitana i da će dobiti odgovor u dogledno vrijeme, odnosno da njihova poruka neće biti ignorirana. Automatske e-mail poruke vrlo su korisne i pri odsustvu s radnog mjesta (bolovanja, godišnjeg odmora, poslovnog puta i sl.) koje će pošiljatelja obavijestiti o odsustvu i dati im do znanja da će odgovor dobiti naknadno ili će ih se preusmjeriti na dostupnu osobu.
- Vođenje zadataka unutar tima – alatima za timsku suradnju omogućuje se članovima tima da istovremeno rade na jednoj zajedničkoj platformi koja se sa svakom promjenom dalje sinkronizira s ostatkom tima. Ovaj način rada omogućuje jednostavnu suradnju bez potrebe da se osobe nalaze na istoj lokaciji.
- Spremanje sigurnosne kopije podataka – kako smo već pisali, pravilan backup će automatski spremati dodatne kopije svih Vaših datoteka, eliminirajući mogućnost ljudske pogreške kopiranja pogrešnih verzija datoteka, pogrešnog brisanja ili zaboravljanja kopiranja pojedinih datoteka.
- Vođenje ažuriranja – prekidi u radu zbog potrebne instalacije zakrpi su ubojica produktivnosti, ne samo što Vas prekidaju na 5 ili 10 minuta, već što Vam nakon njih treba nešto vremena da se vratite tamo gdje ste stali. Dodamo li na to njihovu nasumičnost i nastaje itekakav problem. Patch managementom se osigurava da se sva ažuriranja provode u unaprijed određenom terminu, poželjno izvan radnog vremena, kako ne bi smetala i prekidala aktivan rad.
- Planiranje objava na društvenim mrežama – marketingašima će biti zanimljiva mogućnost pripremanja objava unaprijed te postavljanje datuma i vremena kada će odabrani scheduling alat automatski objaviti postavljeni sadržaj.
Što činiti nakon uvođenja automatiziranog rješenja?
Nakon što ste uveli novo rješenje za automatiziranje repetitivnih zadataka važno je pratiti rezultate Vašeg tima. Tu ćete steći uvid u uspješnost ovog pothvata te ćete moći pronaći uska grla koja stvaraju smetnje za postizanje veće efikasnosti poslovanja. Ta ćete uska grla pronaći kontinuiranim praćenjem poslovnih procesa i tijeka rada, te ćete moći odrediti ako su rješiva daljnjom optimizacijom procesa kroz automatizaciju ili nekim drugačijim pothvatom.
Kako optimizirati poslovanje uz PANTHEON?
Bez obzira jeste li velika ili mala tvrtka, neki od ključnih ciljeva poslovanja su svima jednaki – smanjenje troškova, povećanje produktivnosti i povećanje profitabilnosti. Upravo to možete postići kroz moderan poslovno-informacijski sustav kojim možete pratiti nabavne i prodajne aktivnosti, isporuku robe, voditi servis i računovodstvo, upravljati financijama te mnoštvo drugih aktivnosti. PANTHEON ERP-om stječete kontrolu nad svojim svakodnevnim poslovnim aktivnostima te omogućujete povezivanje svih Vaših poslovnih procesa kao i sinkroniziran protok podataka među njima. Saznajte više o PANTHEON ERP rješenju i svim benefitima koje ono nosi za Vas.