Dosta Vam je rada s nepovezanim podacima u različitim bazama i programima, neučinkovitih procesa i sve sporijeg financijskog izvješćivanja?
Postaje li Vam sve teže pratiti količinu narudžbi, zalihe na skladištu i korake u prodajnom procesu? Shvaćate da to sve može funkcionirati brže, bolje i jednostavnije?
Ako je odgovor da, došlo je vrijeme da razmislite o uvođenju ERP sustava.
Budući da je svako poslovanje jedinstveno ne postoji jedan indikator koji će Vam reći – „Trebate ERP sada!“. Vlastita procjena je uvijek potrebna, i zato je iznimno važno pravovremeno prepoznati potrebu i mogućnost za boljim načinom rada. Donosimo top 5 pokazatelja prema kojima možete procijeniti imate li potrebu za uvođenjem ERP rješenja i jeste li spremni na to.
Nesklad podataka i korištenje različitog softvera za različite procese
Razmislite o tome kako svaki zaposlenik unutar Vaše tvrtke sprema, prati i procesuira informacije te koliko vremena troši na „pribavljanje“ podataka koji su mu potrebni za rad. Ako koristite više različitih aplikacija za različite segmente Vašeg poslovanja šanse su da se suočavate s neskladom podataka.
Rad na puno različitih programa znači da se odvija velika količina ručnog rada, odnosno ručnog unošenja i kopiranja podataka što sa sobom donosi i pogreške. Kako biste ne samo izbjegli pogreške u prepisivanju podataka, već i uštedjeli vrijeme uklanjanjem ručnog kopiranja preporučamo korištenje jednog jedinstvenog sustava u kojem će se podaci automatski sinkronizirati među odjelima.
Takav sustav omogućit će daleko veću produktivnost zaposlenika jer će ih potaknuti da se fokusiraju na svoj rad radije nego na zadatke koji se mogu automatizirati.
ERP sustav u ovakvim situacijama dovodi sve podatke na jedno mjesto, preciznije rečeno na jednu zajedničku, integriranu platformu. Uz ERP se podaci svih odjela povezuju i sinkroniziraju razlamajući nesklad podataka i pogreške koje se unutar takvog nesklada pojavljuju. To omogućuje brže i lakše donošenje odluka i otvara dio radnog vremena koje se može refokusirati na ključne radnje umjesto na rutinske zadatke.
Nemate potpune informacije o vlastitom poslovanju što otežava daljnji rast
Kada bismo Vas pitali koliko prodaja ostvarujete tjedno, biste li nam mogli s lakoćom izvući taj podatak? Da Vas pitamo za stanje artikla X na skladištu, koliko bismo trebali čekati odgovor? Koliko biste brzo mogli doći do informacija o naplati obveza?
Ako Vam je za svaku od tih informacija potrebna detektivska istraga da biste ju pronašli i izvukli, tada gubite dragocjeno vrijeme koje biste mogli iskoristiti analizirajući podatke radije nego tražeći ih. To se ne odnosi samo na vodeću poziciju, već i na mnoge zaposlenike unutar tvrtke – ako je teško doći do potpunih informacija, onda je teško doći i do ispravne odluke.
Uz ERP, s lakoćom pristupate podacima bitnim za vođenje poslovanja, a zaposlenici olakšano dolaze do podataka koji su njima bitni za efikasno obavljanje radnih zadataka. Primjerice, prodajni predstavnici će s lakoćom moći vidjeti povijest transakcija određenog kupca te tako vidjeti kada je idealno vrijeme za kontaktirati ih kao i temu na koju ih kontaktirati.
Računovodstvo je sporo i zakomplicirano
Jedan od najčešćih trenutaka u kojem tvrtke prepoznaju potrebu za ERP-om jest kada računovodstvo krene zastajkivati. U onom trenutku kada voditelj poslovanja primijeti da zaposlenici u računovodstvu provode velik dio vremena usklađujući podatke između više softverskih rješenja te da je gubitak vremena koji se događa ogroman, tada se najčešće počne tražiti rješenje koje će objediniti sve računovodstvene zadatke.
Najveći skok u produktivnosti se često vidi upravo u računovodstvu koje sada ima sve financijske podatke unutar jedne baze podataka koja se automatski sinkronizira među svim odjelima. ERP omogućuje Vašem računovodstvu veću produktivnost, a Vama smanjuje brige oko pravovremene dostave izvješća.
Manjak kontrole koji vodi padu prodaje i lošijem korisničkom iskustvu
Bez ERP sustava može biti teško dobiti jasnu sliku trenutnog operativnog poslovanja. Bez dobrog vođenja inventara nema ni kvalitetne prodaje. To sve skupa dovodi lošijem korisničkom iskustvu i povećavanju nezadovoljstva zaposlenika i kupaca.
Kada se prodaja, podaci o inventaru i podaci o kupcima upisuju i održavaju ručno unutar različitih sustava može doći do raznih problema. Primjerice, dva će prodajna savjetnika prodati isti proizvod misleći da ga ima na lageru, a u stvarnosti neće postojati dovoljan broj proizvoda za oba savjetnika. Takav problem nastaje kada nema sinkronizacije podataka.
ERP pruža pravovremene informacije o bitnim poslovnim operacijama omogućujući brzu prilagodbu promjenjivim poslovnim uvjetima. Za naš navedeni primjer to znači da će se podaci sinkronizirati kroz čitavu tvrtku po svakoj promjeni, odnosno da će se prodajom proizvoda promijeniti stanje na lageru te će drugi prodajni savjetnik moći odmah vidjeti da proizvoda nema.
Uz tako ažurirane informacije pružanje kvalitetne i precizne usluge postaje daleko lakše. Osim toga, omogućeno je praćenje KPI-eva, olakšano praćenje stanja robe, stope finaliziranja narudžbi kao i financijske metrike, dajući Vam na uvid sve podatke potrebne za optimiziranje poslovnih procesa, a time i rezultata.
Gubitak vremena radi prevelike kompleksnosti IT-a
Posljednji, ali ne i najmanje bitan pokazatelj je gubitak vremena radi poteškoća s IT-em. Uz veliku količinu softvera kojeg treba održavati, vođenje brige o IT-u postaje noćna mora.
Najčešći problem s IT-em je stihijski pristup nabavi opreme i softvera dovodeći s vremenom nesklad unutar tvrtke. To dovodi do situacija gdje je dio softverskog rješenja zastario, a dio koji se ažurira više smeta zaposlenicima nego što im pomaže - primjerice, ažuriranja se događaju usred radnog vremena i prekidaju rad zaposlenika.
Kako biste si uklonili glavobolju koju uzrokuje tako kompleksan IT nemojte razmišljati o dodavanju novih rješenja povrh postojećih, već razmislite o povećanju efikasnosti pojednostavljenjem i korištenjem samo jednog rješenja.
ERP sustav objedinjuje sve mogućnosti postojećih sustava te je daleko jednostavniji za korištenje omogućujući Vam da se usredotočite na svoju glavnu djelatnost, donosite ispravne odluke i omogućite si rast. Pročitajte studiju o našoj sedmogodišnjoj suradnji s Rotometal grupom i saznajte na stvarnom primjeru kakav pozitivan utjecaj ERP može imati na Vaše poslovanje.