Zamislite sljedeću situaciju: Ponedjeljak je ujutro, početak radnog tjedna. Stižete u ured, telefoni zvone, narudžbe stižu, a računala ne rade. Sustav je pao. Posao stoji. Prolazi sat vremena, dva, tri... a posao i dalje stoji. I dok pokušavate shvatiti što se dogodilo, vrijeme ide.
To je zastoj u radu, odnosno neplanirani prekid poslovnih procesa zbog tehničkog, ljudskog ili sigurnosnog problema. Na prvi pogled možda djeluje kao samo privremeni kvar, nešto što se događa s vrijeme na vrijeme. No, u stvarnosti, svaki sat zastoja ima svoju cijenu, i to ne samo financijsku.
Koliko zapravo košta jedan sat zastoja?
Iako će se apsolutni iznos uvijek razlikovati od tvrtke do tvrtke, uz ovu jednostavnu formulu možete izračunati koliko bi prekid od samo jednog sata koštao Vaše poslovanje:
Godišnji prihodi / ukupan broj radnih sati godišnje = vrijednost 1 sata
Npr. ako su Vaši godišnji prihodi 5 milijuna eura, a radite 8 sati dnevno, 5 dana u tjednu (8h x 5 dana x 52 tjedna - blagdani), onda formulu možete posložiti ovako:
5,000,000 / 2000h = 2500
Zaključak: svaki sat nemogućnosti rada u ovakvoj tvrtki bi značio gubitak prioda od 2500€. Iz ovoga vrlo lako izračunamo da 1 dan nemogućnosti rada će ovakvu tvrtku koštati 20,000€.
Sada probajte isto ovo izračunati na vlastitom primjeru.
Ako još detaljnije sagledamo i razmislimo o ovoj situaciji, uočit ćemo i sljedeće:
- Zapolenici su i dalje plaćeni dok su u tvrtki, iako ne mogu raditi
- Klijenti čekaju odgovore ili isporuke, a njihovo povjerenje i strpljenje polako slabi
- Poslovanje stoji, no troškovi struje, najma, transporta itd. i dalje teku
- I ono najgore - tvrtka gubi reputaciju. "Kod njih stalno nešto šteka"
Mnogi direktori i vlasnici tvrtki uopće o ovom problemu ne razmišljaju dok se ne dogodi. Valjda je to nešto normalno, što se događa i drugima. No to tako ne mora biti.
Većina zastoja se može spriječiti
Dobra vijest je da Vam ne treba ni ogromni budžet, niti složeni sustav, samo pametno planiranje i partner koji zna prepoznati slabe točke te proaktivno reagirati.
1. Uvedite redovito održavanje
Kao što automobil treba redovit servis, tako i IT treba provjeru. Redoviti pregledi softvera, sigurnosnih zakrpi, prostora na diskovima i implementacija pravih rješenja poput ažuriranja softvera, patch managementa te brisanja nepotrebnih podataka ili nadogradnja prostora mogu spriječiti velik udio problema.
2. Uvedite backup pravilno
Backup nije povremeno kopiranje na vanjski disk ili USB stick. Backup treba biti redovit, testiran i automatiziran te po mogućnosti dostupan na više lokacija.
3. Implementirajte proaktivnu IT podršku
IT koji nešto radi tek kada se havarija dogodi i kada ništa ne radi nije najbolje rješenje. Razmislite o IT partneru koji sam javlja da je problem uočen i riješen, prije nego taj problem stigne uzdrmati Vaše poslovanje. Monitoring u realnom vremenu, automatizirana upozorenja i periodične kontrole štede vrijeme, novac i živce.
4. Educirajte zaposlenike
Jednostavne edukacije o sigurnosti (kako prepoznati phishing e-mail, zašto ne koristiti USB nepoznatog porijekla, kako čuvati lozinke) mogu drastično smanjiti broj sigurnosnih incidenata.
5. Izradite plan kontinuiteta poslovanja (Business Continuity Plan)
Pravovremeno izradite "plan B" u kojem ćete jasno definirati:
- što se radi kada dođe do zastoja
- tko je odgovoran
- kako sustav vratiti u rad
Cilj ovog plana jest da čak i u slučaju kvara, posao ne stane.
Čak i male promjene mogu imati ogroman učinak. Dakle, ne trebate čitavo poslovanje okrenuti naglavačke da biste vidjeli promjenu, već i kroz implementaciju samo dijela navedenih aktivnosti možete postići veću stabilnost i sigurnost poslovanja. Naravno, optimalno je osigurati poslovanje sa svih strana, no važno je s nečim započeti.
Mnoge tvrtke reagiraju tek kad se nešto dogodi, one poprave tek kada se nešto pokvari. No, vrlo je lako zaključiti zašto takav pristup nije idealan. Predviđanje problema i provedba aktivnosti prije nego problem krene utjecati na poslovanje je ključno.
Ako nemate interni IT odjel (ili ga imate, ali preopterećen), suradnja s vanjskim IT partnerom može biti najbolja odluka. No ključno je da partner ne bude samo “servis” koji popravi kvar, već poslovni saveznik koji razumije Vaš način rada.
Ne čekajte idući zastoj da nešto poduzmete. Zatražite snimku stanja Vašeg IT sustava i saznajte gdje su skrivene slabosti koje mogu zaustaviti Vaše poslovanje.