Niska produktivnost rada predstavlja ozbiljan izazov s kojim se suočavaju mnoge hrvatske tvrtke, posebno u usporedbi s tvrtkama na Zapadu. Ovaj problem ima duboke korijene, a jedan od načina njegovog minimiziranja i na posljetku rješavanja leži u IT-u i digitalizaciji poslovanja.
Kako bismo se uspješno suočili s niskom produktivnošću, prvo moramo razumjeti zašto ona nastaje.
Ovo su neki od najčešćih uzroka niske produktivnosti domaćih tvrtki:
Zastarjela tehnološka infrastruktura
Mnoge tvrtke u Hrvatskoj nabave opremu jednom i onda rade na njoj dokle god ne prestane raditi. Zato vrlo često možemo naići na stara računala koja su kupljena s tadašnjim operativnim sustavom – bilo da se radi o Windows XP-u ili Windowsu 7 – i nikad ne nadograđena. Takva zastarjela oprema usporava rad i ne može se mjeriti s novijom, bržom i optimiziranijom opremom.
Neulaganje u infrastrukturu i opremu je velik problem domaćih tvrtki primarno zbog perspektive iz koje se IT promatra. U domaćim se tvrtkama na IT gleda kao trošak koji je obavezan da bi se moglo raditi. Na zapadu se IT promatra kao mogućnost za bržim i boljim radom od konkurencije, ali i kao način poboljšanja vlastite efikasnosti i na posljetku profitabilnosti.
Nedostatak integracije sustava
Povezano s prošlom točkom, posebice ako se oprema nabavlja stihijski nastaju problemi nekompatibilnosti između više komada opreme. Npr. zamislimo da u tvrtki imamo 5 računala, od toga su 3 nova, jedno je staro 10 godina, a posljednje je staro 15 godina. Recimo da ta računala imaju programe s kojima su došli (da, to je nepravilno iz pogleda pravilnog održavanja, no i dalje realna slika mnogih poduzeća), tada postoji velika šansa da se datoteke spremljene na novim računalima neće moći pregledati na starim upravo zbog razlike u korištenim verzijama programa.
Ono na što uvijek moramo paziti vezano uz IT sustav tvrtke jest da računala uvijek trebaju biti funkcionalna, trebaju biti povezana, a njihove aplikacije ažurirane, posebno ako govorimo o suradnji između više različitih timova, odnosno odjela. Iznimno su neugodne situacije gdje jedan član tima može otvoriti i uređivati određenu datoteku, a drugi član tima ne može zbog nepodržanog hardvera i softvera.
Ograničene mogućnosti rada na daljinu
Nekim tvrtkama je zgodnije raditi remote, dok druge preferiraju on-site rad. Bez obzira u koju skupinu spada Vaše poslovanje, uvijek je poželjno imati otvorene mogućnosti ako Vam zatreba. Ne tako davno je COVID izazvao ogroman problem mnogobrojnim tvrtkama koje nisu bile spremne za remote rad. Tada su nespremne tvrtke bile prisiljene prihvatiti novi način rada kako bi uopće mogle nastaviti s poslovanjem. Tvrtke koje su imale modernu IT infrastrukturu su tu bile u prednosti i lakše su se prilagodile novim izazovima.
Danas rad na daljinu nije obavezan, ali otvorena mogućnost za pristup potrebnim programima i datotekama izvan ureda (npr. na poslovnom putu ili tijekom rada na terenu) mogu imati ogromne benefite i omogućiti „gladak“ rad bez potrebe da se uvijek nalazite u uredu.
Nedovoljna obuka zaposlenika
Čak i kada tvrtke imaju odgovarajuća tehnološka rješenja, nedostatak adekvatne obuke može značajno utjecati na produktivnost. Pogodnosti poput automatizacije zadataka ili funkcionalnosti programa koje olakšavaju i ubrzavaju rad neće imati smisla ako zaposlenici ne znaju da one postoje ili se njima ne znaju služiti. Bez pravilne obuke zaposlenici ne mogu učinkovito iskoristiti puni potencijal sustava. To dalje može dovesti do grešaka i sporijeg rada (npr. kod ručnog obavljanja zadatka za koji je predviđena automatizacija), a samim time i nepotrebnog stresa i za Vas i za zaposlenike.
Nedostatak jasne komunikacije
Povezano s prošlom točkom, ako zaposlenik nije upoznat s mogućnostima sustava u svojem radu, znači da mu ta informacija nije jasno prenesena. Ako je komunikacija unutar tima ili između odjela neadekvatna dolazit će redovito do grešaka – bilo zbog nepoznavanja što druga strana radi, zbog pogrešnog pretpostavljanja tko odrađuje koji dio posla, zbog nesporazuma oko zadatka, a čak je moguće i dupliciranje poslova kao i propuštanje rokova.
Kako bi se takve greške izbjegle, naprednije tvrtke koriste alate za suradnju kao što je Microsoft Teams unutar kojeg članovi tima mogu trenutno razmjenjivati datoteke, na njima zajednički raditi te komunicirati kroz instant poruke. Ovakav alat umanjuje problem loše komunikacije i omogućuje čitavim timovima da budu informirani i usklađeni.
Neadekvatno planiranje i postavljanje ciljeva
Bez jasno definiranih ciljeva i odgovornog planiranja, zaposlenici se mogu pogubiti i biti nesigurni u svoj rad i doprinose. Ako ne znamo gdje idemo i što želimo dostići, onda se vrlo često možemo vrtjeti u krug bez napretka. Ako čitav tim nije jasno usmjeren prema cilju i upoznat s koracima kako doći do cilja, onda tu nastaju problemi, pogreške, kašnjenja i nepotrebni gubici vremena. Korištenje alata za upravljanje projektima i postavljanje jasnih, mjerljivih ciljeva može značajno pomoći u održavanju fokusa i povećanju produktivnosti.
Kako IT rješenja mogu pomoći u povećanju produktivnosti?
Automatizacija poslovnih procesa
Zamislite da sve one dosadne, repetitivne zadatke koji Vam oduzimaju vrijeme i fokus jednostavno možete ukloniti iz svojeg rasporeda. Upravo tome služi automatizacija.
Rješenjima poput PANTHEON ERP sustava možete značajno smanjiti vrijeme potrebno za obavljanje rutinskih zadataka na način da omogućite programu da ga obavi samostalno. Ovim načinom ne štedite samo vrijeme, već i smanjujete mogućnost ljudske pogreške koja je posebno česta kod ručnog obavljanja rutinskih zadataka zbog pada koncentracije.
Automatiziranjem rutinskih zadataka omogućujete sebi i svojim zaposlenicima rad na kreativnijim i zahtjevnijim zadacima kao i veću posvetu klijentima. Bavite se svojom glavnom djelatnošću i onim zadacima koji traže Vašu ekspertizu, radije nego da radite repetitivne zadatke „kao na traci“.
Korištenje cloud tehnologija
Korištenjem cloud rješenja omogućujete sebi i svojem timu pristup važnim dokumentima i aplikacijama s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. To ne samo da olakšava rad na daljinu, već također omogućuje timovima lakšu suradnju i dijeljenje informacija u realnom vremenu. Korištenjem cloud rješenja, Vaše poslovanje postaje fleksibilnije i otpornije na neočekivane događaje.
Implementacija sustava za upravljanje projektima
Implementacijom i korištenjem modernih sustava za upravljanje projektima omogućujete si bolje i lakše praćenje napretka, resursa i rokova. Informacije koje su Vam potrebne dobivate onda kada Vam trebaju, a zbog visoke sofisticiranosti alata možete biti sigurni da su ti podaci točni. Alati poput PANTHEON ERP sustava omogućuju Vašem timu bolju koordinaciju i transparentnost, a Vama omogućuje pristup mnogim izvještajima kao i podacima u realnom vremenu.
Unapređenje sigurnosti poslovanja
Što biste učinili kada biste u ovom trenutku ostali bez svih podataka tvrtke? Kako biste ih vratili? Bi li morali privremeno zatvoriti poslovanje?
Uz pravilnu zaštitu sustava o tome ne brinete Vi, nego specijalizirani tim koji će Vam pomoći implementirati sigurnosna rješenja poput Firewalla, antivirusa, antispama i dvofaktorske autentifikacije. Ova rješenja će značajno smanjiti mogućnost da do krađe podataka ili zaraze sustava uopće dođe, no u slučaju da se neki oblik havarije (krađa, prirodna katastrofa ili jednostavno brisanje podataka) dogodi, tada nastupa backup uz koji Vam omogućujemo povratak u prethodno spremljeno, sigurno stanje.
Različiti sustavi zahtijevaju različite pristupe ovim rješenjima (npr. nekima je važno da se backup provede svakih sat vremena, dok je drugima dovoljno jednom dnevno), stoga naš specijalizirani tim posebno analizira stanje Vašeg IT sustava i daje prijedloge kako sustav dovesti u tzv. „održivo stanje“, odnosno stanje u kojem je moguće implementirati rješenja za siguran i produktivan rad. Tu uslugu nazivamo Snimkom stanja, a više o njoj možete saznati ovdje.
Edukacija i podrška zaposlenicima
Investiranje u znanje svojih zaposlenika je jedan od najznačajnijih koraka prema uspjehu. Ovim postupkom poboljšavate njihovu sposobnost korištenja funkcionalnosti tehnologije koja je implementirana u Vašem poslovanju. Ako zaposlenik poznaje alate s kojima radi, njegov će rad biti brži, efikasniji i imat će daleko manje grešaka.
Kod sigurnosti sustava vrijedi isto. Ne kažemo tek tako da su ljudi najslabija karika u sigurnosnom lancu. Neopreznost i neznanje pri korištenju informatičke tehnologije može dovesti do katastrofalnih pogrešaka koje će Vas skupo koštati. Znanje kako prepoznati i izbjeći računalnu prevaru iznimno je važno kako bi Vaš sustav ostao siguran dugoročno.
Ulaganje u modernizaciju IT infrastrukture i implementaciju novih tehnologija nije isključivo trošak (iako mnogi to samo tako vide), već je strateška investicija koja omogućuje brži, lakši, fleksibilniji, produktivniji i sigurniji rad. To je investicija koja Vam pomaže ostvariti bolje rezultate na tržištu te Vas gura u smjeru lidera na Vašem tržištu.
Ako ne znate otkud biste krenuli s modernizacijom IT sustava, javite nam se. Naš specijalizirani FixIT Vam stoji na raspolaganju.