U prethodnoj smo blog objavi pisali o važnosti održavanja IT infrastrukture i opreme, no kako bismo mogli uopće doći do koraka kad je održavanje moguće prvo nam bitno poznavati vlastitu opremu.

Često se u praksi događa da se oprema i softver nabavljaju stihijski, što znači da se nenamjerno nabavlja različita oprema, ovisno o tome što je u trenutku potrebe dostupno, kao i što se pribavljaju različite verzije softvera, najčešće one koje su u trenutku nabave najnovije. Kod takvog načina nabave s vremenom tvrtka počne gubiti pojam o inventaru s kojim raspolaže.

Tada se događa da tvrtka zna da ima x računala, x operativnih sustava i x Office paketa, međutim ne zna specifičnosti svojeg sustava niti zašto taj sustav nije ujednačen – npr. pojavljuju se razne kombinacije Office programa različitih godišta, nekih u Home, nekih u Professional varijanti, a u najgorim slučajevima čak i ilegalne verzije tih programa. Isto se događa i s drugim programima uz pomoć kojih tvrtka obavlja djelatnost, kao i kod sigurnosnih programa kao što je antivirus. Tvrtka koja se nađe u takvoj situaciji ne zna s čime raspolaže, a uspješno održavanje i zaštita takve opreme joj postaju nemogući. Kako bi se riješio problem nepoznavanja IT infrastrukture, opreme i softvera, i kako bi se predložila poboljšanja za postojeće nedostatke, provodi se snimka stanja IT sustava i prijedlog konsolidacije.
 

Što je snimka stanja?

Elaborat postojećeg stanja IT sustava i prijedlog konsolidacije – kolokvijalno zvan „snimka stanja“ je dokument u kojem:

  • Analiziramo trenutnu situaciju Vašeg IT sustava,
  • ukazujemo na postojeće nedostatke i
  • predlažemo potrebne korake za uklanjanje nedostataka a po potrebi i implementaciju nove opreme.

Predložena rješenja omogućuju osiguranje sigurnog i stabilnog rada sustava sukladno najboljim praksama struke kao i sigurnosnim pravilima.

Primjer jednog provedenog prijedloga iz snimke stanja. Prikaz komunikacijskog ormara prije i poslije. Kako bismo mogli dati bilo kakav savjet o poboljšanju trenutnog stanja, potrebno je znati s čime Vaša tvrtka raspolaže. To radimo na način da u dogovorenom terminu posjetimo Vaš prostor rada i provedemo „zapisnik“, odnosno napravimo inventuru opreme i softvera te opće stanje infrastrukture kao što je fizičko ožičenje i pozicije opreme koja se koristi unutar tvrtke. Na ovaj se način upoznajemo s korisničkom opremom i čitavim tvrtkinim IT sustavom, što će nam kasnije poslužiti kao baza za pripremu prijedloga konsolidacije.
 

Na koji način se provodi snimka stanja?

Snimka se provodi tako da se prvo pregledaju osnovne karakteristike sustava, što uključuje:

  • postojeću opremu - servere, mrežnu opremu, računala, i ostalu opremu,
  • operativne sustave – jesu li standardizirani ili se koristi „što se kad stigne“,
  • korištene aplikacije - jesu li korištene optimalne verzije aplikacija s najnovijim zakrpama.

Snimka stanja nam omogućuje upoznavanje s aktivom i pasivom opreme. Vaš se IT sustav pregledava na način da se napravi „zapisnik“ i obrazloži postojeća situacija. Tada se bazirano na prikupljenim informacijama prvo slaže plan aktivnosti, a zatim financijski plan na osnovu kojih dobivate detaljan pregled kako dovesti svoj IT sustav u idealno operativno stanje.

Plan aktivnosti sadrži popis prioriteta koji ukazuje što je potrebno „popraviti“ kako biste došli do spomenute idealne situacije u kojoj Vaš IT sustav postaje održiv. Planom aktivnosti sagledavaju se korisnički, financijski i vremenski resursi, odnosno kada se i što iz popisa prioriteta može realizirati.

Iz plana aktivnosti proizlazi financijski plan kojim Vam prikazujemo koliko koja aktivnost košta da bi se uspješno provela. Financijski plan sadrži informacije o tome koliki je očekivani trošak za svaku stavku iz plana aktivnosti.

Primjer jednog prijedloga konsolidacije i procjene investicije.

Primjer jednog prijedloga za poboljšanje iz popisa prioriteta unutar snimke stanja


Proučavanjem plana aktivnosti i financijskog plan moći ćete bolje i lakše planirati u koje aktivnosti želite uložiti, kojim redom i u kojem vremenskom periodu ih provesti. Tom ćete odlukom dalje iskristalizirati što želite ostvariti, odnosno započinjete planirati kako doći od točke A (trenutnog stanja) do točke B (idealnog stanja) koja će omogućiti sigurnije poslovanje, minimalno vrijeme zastoja pri pojavi problema, garantirati sigurnost podataka itd.

Nakon odabira aktivnosti koje će se provesti možemo procijeniti hoće li tada IT sustav biti održiv ili neće. Što to znači? To znači da dogovaranjem i ostvarivanjem snimke stanja dobivate dokument u kojem je evidentiran sav postojeći hardver i softver poduzeća na datum kada je snimka provedena i koji Vam daje detaljan uvid u vlastito stanje IT opreme i infrastrukture - u kakvom je stanju informatička sigurnost, koristi li se antivirus, koristi li se backup, koliko je stara oprema, jesu li operativni sustavi održavani, jesu li zakrpe programa redovno instalirane itd. Na temelju tog dokumenta možete planirati daljnja ulaganja u opremu, infrastrukturu, aplikacije itd., uz uvid u očekivane troškove ulaganja, kako biste ostvarili IT sustav koji se smatra održivim.

Neodrživi sustavi najčešće imaju:

  • neadekvatnu opremu – kao što su računala u lošem stanju, komunikacijski ormar u uvjetima koji ne garantiraju pouzdan rad opreme smještene unutar njega, neadekvatno ožičenje, oprema namijenjena za kućno korištenje i slično,
  • različite operativne sustave i aplikacije – jedan dio računala koristi Professional verzije alata, druga koristi Home verzije, treća pak ima ilegalno preuzete programe.

Takve sustave nazivamo neodrživima jer ne možemo garantirati da će Vaše poslovanje funkcionirati bez prekida prije nego se provedu propisane izmjene odnosno ispravci.
 

Izrada snimke stanja IT sustava i prijedloga konsolidacije rezultira dokumentom čiji je cilj postići stabilnu i pouzdanu infrastrukturu unutar Vaše tvrtke, a posljedično Vam omogućiti brže ugovaranje FixIT održavanja, s obzirom da smo već upoznati s Vašom IT infrastrukturom.
Zainteresirani ste saznati više o snimci stanja i kako je provesti u Vašem poduzeću?
Obratite se našim specijalistima na 051 659 310 ili na prodaja@ventex.hr.